Manual do lojista: como usar o aquacalc no balcão

O que o aquacalc faz pela sua loja

Uma ferramenta só. O menu tem Hoje (o dia já aberto, com o que está pendente), Balcão (orçamento e histórico), Ronda, Aquários da loja, Estoque, Clientes, Relatórios e Configurações. Você configura a loja uma vez e, a partir daí, cada orçamento leva minutos — com a engenharia do vidro calculada, o custo apurado e os documentos prontos para imprimir ou mandar no WhatsApp.

Dá para experimentar sem cadastro: a calculadora de orçamento abre para qualquer um, na visão do cliente. O painel completo — configuração da loja, custos, margem, catálogo com preço de fornecedor, cadastro de clientes, ronda e pedidos de aquaristas — é liberado após a conferência do CNPJ. É gratuito; a conferência existe porque preço de fornecedor e pedido de cliente são relação comercial, não cadastro automático.

Passo 0 — Liberar o acesso de loja (uma vez, com CNPJ)

O caminho é aquacalc.com.br/cadastro-loja, e é o único — existe uma porta só para isso, de propósito. São dois campos seus: CNPJ e telefone. Razão social, ramo (CNAE) e endereço vêm da base pública da Receita Federal para você conferir e corrigir; a confirmação é por código enviado ao e-mail. Empresa ativa com CNAE de comércio de animais e artigos para pets, veterinária ou aquicultura é liberada na hora; os demais casos vão para conferência manual.

Mesma conta, dois modos. Se você também mantém aquário em casa, não precisa de outra conta: com o acesso de loja liberado, o Pulso mostra o atalho "Painel da loja" e o aplicativo mostra "Modo aquarista" — você alterna, como quem troca de chapéu. O modo muda; o acesso de loja continua vindo só da conferência do CNPJ.

Passo 1 — Configurar a loja (só uma vez)

Vá em Configurações antes do primeiro orçamento. Sem isso, os totais saem errados.

O botão Usar preços sugeridos preenche os valores do catálogo quando você ainda não tem os seus. Serve de ponto de partida — troque pelos seus assim que possível, porque preço de vidro varia muito por região.

Passo 2 — Montar o orçamento

Cliente e aquário

Preencha nome e telefone (WhatsApp) do cliente — é o que permite mandar a proposta direto do sistema depois. Em seguida as medidas em centímetros: comprimento, profundidade e altura, e o tipo de aquário.

Deixe a engenharia calcular

Clique em Calcular sugestão técnica. O sistema devolve a espessura das paredes e do fundo pela fórmula de Wisner — a mesma referência usada no dimensionamento de aquários de vidro — considerando a altura da coluna d'água e a proporção de cada painel.

Você pode alterar tudo. A sugestão é ponto de partida, não trava: se o seu vidraceiro trabalha com outra espessura comercial, ajuste.

Vidros, acabamento e montagem

Defina o vidro frente/laterais e o vidro fundo/traseira separadamente — muita loja usa incolor na frente e comum no fundo, e o sistema entende isso. Depois: acabamento de borda, tampas de vidro, rimless, furos para sump, modelo de montagem (paredes sobre o fundo ou fundo encaixado), junta de silicone, travas longitudinais, trava central e euro brace. Por fim, a lapidação em metros lineares.

Produtos no mesmo orçamento

Na seção de produtos, digite o nome do que vai vender junto — filtro, aquecedor, iluminação, substrato — informe a quantidade e inclua. Cada linha mostra o subtotal, e o total de produtos entra na proposta. Zerar a quantidade tira o item.

Só aparecem aqui os itens que você marcou na aba Estoque. Se a busca não acha nada, é porque o produto não está marcado como trabalhado pela loja.

Ajustes comerciais

Margem (%), desconto e o tipo de desconto, validade em dias, condições de pagamento e prazo de entrega. Depois, Salvar orçamento.

Passo 3 — Os quatro documentos (e para quem vai cada um)

Esta é a parte que mais gera confusão, e o erro custa caro.

O botão WhatsApp manda a proposta direto para o telefone que você cadastrou no cliente.

O alternador Visão da loja / Visão do cliente mostra a tela como cada um vê. Use-o antes de girar o monitor para o cliente — na visão da loja aparecem custo e margem.

Passo 4 — Acompanhar no Histórico (o funil de cinco etapas)

Todo orçamento salvo fica em Balcão › Histórico de orçamentos, com Abrir para retomar e reemitir. No topo da tela ficam os quadros do funil — quantos e quanto em cada etapa. Esses quadros são um resumo, não um controle: quem move o orçamento é a coluna Etapa, na linha dele, dentro da tabela abaixo.

Para avançar de fase — por exemplo, de Rascunho para Enviado —, abra o seletor da coluna Etapa naquela linha e escolha. Ao mover para uma etapa viva (Enviado ou Em negociação), o aquacalc pede a próxima ação e a data. Não é burocracia: orçamento sem próxima ação marcada é o que vira proposta esquecida na gaveta, e o funil passa a mentir. A coluna Próxima ação mostra o que ficou combinado, e fica vermelha quando a data passou.

Ao marcar Perdido, o sistema pergunta o motivo — e é ele que, somado, responde depois se você perde por preço ou por prazo. Ao marcar Ganho, a próxima ação é liberada e a data de fechamento fica registrada para a conversão.

O alternador Visão da loja / Visão do cliente também vale aqui: na visão da loja, os quadros do funil e a tabela mostram margem além do valor.

Indicações aquacalc

Dentro do Histórico existe a seção Indicações aquacalc: pedidos de orçamento que aquaristas mandaram para a sua loja pelo site. Se a sua loja está no diretório, o aquarista monta a lista dele nas ferramentas do aquacalc e envia — e cai aqui. Vale conferir junto com o resto.

Backup

Exportar dados (backup JSON) salva tudo num arquivo. Faça isso periodicamente se você trabalha sem conta: os dados ficam no navegador daquele computador, e limpar o navegador apaga.

Passo 5 — Catálogo e estoque (menu Estoque › Produtos e catálogo)

É onde você diz três coisas sobre cada produto: se trabalha, por quanto vende e se tem hoje. Marque os itens, ajuste os preços — Usar preços sugeridos preenche com o valor do fornecedor onde você ainda não pôs o seu — e use Confirmar estoque hoje ao terminar.

O estoque aqui é sim/não com data, e isso é de propósito: um "tem" honesto de hoje vale mais que uma quantidade que ninguém atualiza há três semanas. Para começar rápido, os atalhos de linha (básica doce, plantado, marinho) marcam por cima sem desmarcar nada, e o Marcar todos respeita o filtro de marca.

Essa é a mesma lista de produtos que o aquarista vê no Pulso. Quando ele monta a lista de compras dele e escolhe uma loja para pedir orçamento, o número de itens que você confirmou em estoque aparece ao lado do nome da sua loja.

Passo 6 — Clientes (aba Clientes)

Cadastro privado da sua loja. O campo que importa não é o e-mail: é o aquário — tipo e litragem —, porque é ele que define o que a pessoa compra e quando volta a comprar. Use o WhatsApp como identificador para não duplicar cadastro.

Importar dos orçamentos traz para cá quem você já orçou, e as indicações aquacalc entram já com o consentimento que o aquarista deu. As listas Quem contatar hoje (pela data de próximo contato que você anotou) e Aniversariantes do mês são o roteiro do dia: em vez de "ligar para os clientes", uma lista com nome e motivo.

Marque autorizou contato só quando for verdade. É o registro do consentimento, e ele vale mais para você do que para o cliente no dia em que alguém perguntar de onde veio o número.

O dado do seu cliente: o que é seu, o que é nosso

Você acabou de cadastrar gente. Vale um minuto para saber onde esse dado fica e de quem é a responsabilidade por ele — principalmente porque a pergunta costuma chegar num dia ruim, e não num dia calmo.

O cadastro é seu, e a decisão de cadastrar também. Quem escolhe o que pedir ao cliente, o que anotar e para que usar é a sua loja. O aquacalc guarda e opera — não decide por você, não usa o seu cadastro para nada além de te mostrar de volta, e não manda nada para o seu cliente por conta própria.

O que fica guardado quando você cadastra alguém: nome, WhatsApp, e-mail, cidade, bairro, CEP, aniversário (dia e mês), o aquário dele (tipo e litragem), como conheceu a loja, as etiquetas e as suas observações. No módulo de serviços, o contrato guarda também o endereço da visita, e a visita pode guardar fotos que você tirar.

Quem enxerga isso. Só a sua loja. Nenhuma outra loja do aquacalc vê o seu cadastro de cliente, e quem não está logado não vê nada. Isso não é promessa de texto: é regra escrita no banco de dados e conferida por uma prova de máquina que roda antes de qualquer publicação — se um dia alguém quebrar essa regra sem querer, a publicação trava.

«Autorizou contato» só quando for verdade. Já foi dito no passo 6 e vale repetir aqui: essa marca é o registro de que a pessoa deixou você procurá-la, com a data. Marcada por hábito, ela não protege ninguém; marcada com honestidade, é ela que responde por você no dia em que alguém perguntar de onde veio o número.

Quando o cliente pedir. Ele pode pedir para ver o que você guardou, corrigir o que está errado, parar de receber contato ou sair do seu cadastro. Ver e corrigir você faz na própria tela; para parar o contato, desmarque a autorização; para sair, desative o cadastro. Se precisar de algo que a tela não faz, escreva para meuaquacalc@gmail.com.

Uma coisa que este manual não faz: dizer à sua loja qual texto usar para pedir autorização, ou como responder a uma cobrança formal. Isso depende de como a sua loja trabalha e, dependendo do caso, de orientação jurídica. O que está aqui é o que o aquacalc faz e não faz com o dado — o resto é decisão sua.

Passo 7 — A ronda: o dia a dia dos aquários da loja

Esta é a outra metade do painel, e ela não tem nada a ver com orçamento: é o controle dos aquários que estão na sua loja agora, com peixe dentro. O caminho de montagem está em Primeiros passos da loja; aqui fica o resumo do que cada tela faz.

O alvo do teste não se cadastra. Não existe "pH ideal" fixo por aquário no aquacalc, porque o ideal depende das espécies que estão dentro — e isso muda quando o peixe entra ou sai. O alvo é calculado no instante da leitura, a partir dos bichos alocados naquele aquário, e a tela mostra de onde veio cada número.

Água de venda tem uma régua mais dura que aquário de casa. Amônia detectável reprova, qualquer que seja o valor — e quando o pH e a temperatura estão na mesma leitura, o aquacalc diz o grau: abaixo do limiar de dano, acima dele, ou agudo. É a diferença entre "está alto" e "isso mata hoje".

Os sinais são seus. A lista de chips da observação — "raspando no substrato", "recusou comida", "chegou fraco" — vem com um conjunto curado, e a sua loja esconde o que não faz sentido e cria o que faz. Um sinal pode cobrar um teste: você configura o gatilho uma vez e a pendência fica de pé no Hoje até alguém medir. É assim que a observação de quem está no corredor vira número.

Passo 8 — A sua página no diretório de lojas

Esta é a parte do aquacalc que não é gestão: é a sua loja aparecendo para o aquarista. O diretório de lojas é público, abre sem cadastro, e é onde quem está procurando peixe, planta ou equipamento encontra quem tem.

O endereço e o telefone vêm do cadastro aprovado, não são redigitados — e o selo de CNPJ verificado sai da mesma checagem que liberou o seu acesso. O que é seu de escrever é o nome público (a razão social em caixa alta que a Receita devolve não costuma ser o nome da loja), a bio e os tipos atendidos.

A página é sua e o contato é direto: o aquarista fala no seu WhatsApp, e o pedido chega inteiro para você.

Vitrine vazia trabalha contra você. Cartão sem bio, sem tipos e sem estoque confirmado aparece, mas não convence — e ocupa o lugar que a sua loja teria com dez minutos de preenchimento.

Conta e acesso de loja: como funciona

A calculadora abre sem cadastro, para experimentar. O painel da loja — configuração, custos, margem, catálogo e pedidos — pede conta com acesso de lojista aprovado.

Uma coisa importante: ter conta não é ter acesso de loja. A mesma conta pode ser de um aquarista que usa o Pulso em casa. O acesso de lojista nasce de um único caminho: o cadastro com CNPJ em aquacalc.com.br/cadastro-loja. Liberado, a conta passa a ter os dois modos — aquarista e lojista — e você alterna pelos atalhos no topo das telas.

As ferramentas abertas que ajudam no balcão

Além do orçamento, o aquacalc tem ferramentas gratuitas que resolvem dúvida de cliente na hora, sem cadastro:

Lotação e compatibilidade responde "cabe mais um peixe?" com a conta feita e o aviso de incompatibilidade. Montar kit transforma três perguntas num checklist dimensionado — e vira lista de compra. Litragem, filtragem, aquecedor e iluminação dimensionam equipamento na frente do cliente. E os guias resolvem a objeção técnica sem você precisar explicar tudo de novo.

Perguntas frequentes