Manual do lojista: como usar o aquacalc no balcão

Uma ferramenta só. O menu segue o que você foi fazer: Hoje (o dia já aberto, com o que está pendente), Vender (solicitações e orçamentos, garantia), Clientes, Serviços na casa (agenda de visitas e contratos), Loja (ronda, mapa e leituras), Estoque, Relatórios e, no pé do menu, Ajustes da loja — onde mora o que se configura uma vez. Você configura a loja uma vez e, a partir daí, cada orçamento leva minutos — com a engenharia do vidro calculada, o custo apurado e os documentos prontos para imprimir ou mandar no WhatsApp.

Dá para experimentar sem cadastro: a calculadora de orçamento abre para qualquer um, na visão do cliente. O painel completo — configuração da loja, custos, margem, catálogo com preço de fornecedor, cadastro de clientes, ronda e solicitações de orçamento de aquaristas — é liberado após a conferência do CNPJ, com 30 dias do aquacalc completo, de graça. Terminado o teste, a loja segue no Nano, gratuito para sempre (catálogo com preço e estoque, clientes e pedidos), e ferramentas como a ronda e o orçamento passam aos planos pagos, Comunitário e Jumbo. A conferência existe porque preço de fornecedor e pedido de cliente são relação comercial, não cadastro automático.

O caminho é aquacalc.com.br/cadastro-loja, e é o único — existe uma porta só para isso, de propósito. São dois campos seus: CNPJ e telefone. Razão social, ramo (CNAE) e endereço vêm da base pública da Receita Federal para você conferir e corrigir; a confirmação é por código enviado ao e-mail. Empresa ativa com CNAE de comércio de animais e artigos para pets, veterinária ou aquicultura é liberada na hora; os demais casos vão para conferência manual, com resposta em até 2 dias úteis no mesmo e-mail do cadastro — aprovado, com o link do painel, ou não liberado.

Mesma conta, a loja e os seus aquários. Se você também mantém aquário em casa, não precisa de outra conta. Toque na bolinha com as suas iniciais, no canto de cima: no site, o menu mostra "Painel da loja"; dentro do painel, mostra "Meus aquários" e "Ir para o site". O acesso de loja continua vindo só da conferência do CNPJ.

Vá em Ajustes da loja › Dados da loja antes do primeiro orçamento. Sem isso, os totais saem errados.

O botão Usar preços sugeridos preenche os valores do catálogo quando você ainda não tem os seus. Serve de ponto de partida — troque pelos seus assim que possível, porque preço de vidro varia muito por região.

Cliente e aquário

Preencha nome e telefone (WhatsApp) do cliente — é o que permite mandar a proposta direto do sistema depois. Em seguida as medidas em centímetros: comprimento, profundidade e altura, e o tipo de aquário.

Deixe a engenharia calcular

Clique em Calcular sugestão técnica. O sistema devolve a espessura das paredes e do fundo pela fórmula de Wisner — a mesma referência usada no dimensionamento de aquários de vidro — considerando a altura da coluna d'água e a proporção de cada painel.

Você pode alterar tudo. A sugestão é ponto de partida, não trava: se o seu vidraceiro trabalha com outra espessura comercial, ajuste.

Vidros, acabamento e montagem

Defina o vidro frente/laterais e o vidro fundo/traseira separadamente — muita loja usa incolor na frente e comum no fundo, e o sistema entende isso. Depois: acabamento de borda, tampas de vidro, rimless, furos para sump, modelo de montagem (paredes sobre o fundo ou fundo encaixado), junta de silicone, travas longitudinais, trava central e euro brace. Por fim, a lapidação em metros lineares.

Produtos no mesmo orçamento

Uma busca só põe tudo no orçamento: digite no campo Incluir no orçamento o nome do produto, o código da etiqueta, o código de barras, a planta, o peixe ou o serviço. Cada resultado diz o que é — produto, planta, peixe · aquário ou serviço. Escolha (com o dedo, ou com as setas e Enter), ajuste a quantidade e clique em Incluir. Cada linha mostra o subtotal; zerar a quantidade tira o item.

O produto vem do catálogo inteiro. O que já está na sua lista vem primeiro, com o seu preço; o resto vem marcado «ainda não está na sua lista» — escolher um desses pede o seu preço de venda, e o item entra no orçamento e fica na sua lista com esse preço. A planta vem com o preço da sua lista e o serviço com o preço-base — os dois mudam antes de incluir; o exemplo de serviço que você ainda não tem entra nos seus serviços com o preço digitado.

A última opção da lista é sempre «Incluir “o que você digitou” como item sem cadastro»: abre o bloco (Deslocamento, Outros, Produtos…), a descrição e o preço. Esse item vai ao cliente igual aos outros e não sai do estoque — a tabela diz isso ao lado dele. Se o nome for exatamente o de um item que a loja tem, ele sai do estoque como o item da busca.

Cada produto, na busca e na tabela, mostra o saldo de agora — «3 em estoque» ou «sem estoque — encomenda». É aviso: o orçamento aceita item que a loja não tem, e o estoque só sai na aprovação.

A solicitação que chega de um aquarista entra no orçamento com a espécie e o produto ligados: o peixe pedido sai do estoque na aprovação, e o aquário se escolhe na baixa.

Peixes que estão nos aquários da loja

Digite o nome do peixe na busca: cada aquário que tem a espécie aparece numa linha, com quantos vivos, o preço e se o peixe está liberado, em quarentena ou com a água em carência de tratamento. Escolher um preenche o preço — o da espécie na sua loja; sem ele, o do lote que entrou. Sem preço nenhum, você digita, e o aquacalc oferece guardar como o preço daquela espécie (preço de peixe não aparece no site).

Essa linha leva a espécie e o aquário: quando o orçamento vira Aprovado, a baixa sai daquele aquário e o peixe sai do mapa. Peixe que não está nos aquários entra como item sem cadastro, no bloco Peixes — e não sai do estoque.

Ajustes comerciais

Margem (%), desconto e o tipo de desconto, validade em dias e prazo de entrega. Depois, Salvar orçamento.

Em Formas de pagamento, marque as que este orçamento oferece — as da loja que vêm marcadas já estão lá — ou escreva uma outra, só neste orçamento. Embaixo aparece o que o cliente vai ler, com o valor de cada forma: «PIX à vista: R$ 950,00, 5% de desconto sobre R$ 1.000,00». O orçamento guarda o que foi oferecido: mudar a condição no cadastro depois não muda o orçamento já salvo.

Quando o orçamento vira Aprovado, o aquacalc pergunta Como o cliente vai pagar? e grava a forma no pedido. Deixou para depois? O botão fica na barra do pedido.

Esta é a parte que mais gera confusão, e o erro custa caro.

O botão WhatsApp manda a proposta direto para o telefone que você cadastrou no cliente.

O alternador Visão da loja / Visão do cliente mostra a tela como cada um vê. Use-o antes de girar o monitor para o cliente — na visão da loja aparecem custo e margem.

Todo orçamento salvo fica em Vender › Solicitações e orçamentos, com Abrir para retomar e reemitir. No topo da tela ficam os quadros do funil — quantos e quanto em cada etapa. Esses quadros são um resumo, não um controle: quem move o orçamento é a coluna Etapa, na linha dele, dentro da tabela abaixo.

Para avançar de fase — por exemplo, de Rascunho para Enviado —, abra o seletor da coluna Etapa naquela linha e escolha. Ao mover para uma etapa viva (Enviado ou Em negociação), o aquacalc pede a próxima ação e a data. Não é burocracia: orçamento sem próxima ação marcada é o que vira proposta esquecida na gaveta, e o funil passa a mentir. A coluna Próxima ação mostra o que ficou combinado, e fica vermelha quando a data passou.

Ao marcar Perdido, o sistema pergunta o motivo — e é ele que, somado, responde depois se você perde por preço ou por prazo. Ao marcar Aprovado, a próxima ação é liberada e a data de fechamento fica registrada para a conversão.

A baixa do que foi vendido. Ao marcar Aprovado, o aquacalc mostra as linhas de estoque do orçamento e pergunta o que saiu de verdade — nada é baixado sem a sua confirmação. Cada linha de peixe pergunta de qual aquário sai (com a espécie num aquário só, ele já vem escolhido). Se o lote está em quarentena ou a água do aquário está em carência de tratamento, o aquacalc diz até quando e pergunta uma vez, para a venda inteira: vender assim mesmo fica registrado com a ressalva. A cuba de vidro não entra: ela é feita sob medida e nunca esteve em estoque.

Voltou atrás? Se o orçamento sai de Aprovado (voltou para negociação, ou foi perdido), o aquacalc pergunta se deve devolver ao estoque o que foi baixado dele. Devolver cancela as baixas — elas ficam no histórico, riscadas — e o saldo volta.

Uma conta só para «tem em estoque». O item que você lança na Movimentação tem o estoque dito pela conta dele: entrou, fica «em estoque»; a venda, a perda ou a contagem que zeram o saldo tiram a marca sozinhas — na vitrine, no catálogo e no cartão da loja. A marca à mão continua para o item que você não controla pela Movimentação. Os seus itens próprios (Estoque › Produtos e preços, «＋ Novo item da loja») entram no orçamento pela busca, como os do catálogo, e o código impresso na etiqueta de preço acha o item na Movimentação.

O cliente do começo ao fim. Na lista de Clientes, Orçar abre o balcão já com o cliente, e o orçamento salvo fica no histórico dele. Todo cliente tem Prontuário com o que levou da loja — os aquários e testes aparecem quando ele tem conta no aquacalc e aceitou o convite. A solicitação de orçamento que chega de um aquarista tem Orçar esta solicitação: os itens vão para o balcão, o aquarista entra no cadastro (sem autorização de oferta — só a do contato sobre a solicitação), e a solicitação fecha junto quando o orçamento vira Aprovado. O aquário vendido passa a ser o aquário do cliente no cadastro, se ainda não havia um. O sinal de recompra tem Orçar, e o contato fica anotado na linha do tempo do cliente. O número do orçamento é garantido pelo servidor: se outro caixa usou o mesmo número um instante antes, o seu recebe o próximo e o aquacalc avisa. Orçamento arquivado (botão Arquivar) volta por Ver arquivados, embaixo do histórico.

Garantia de peixe vivo. Quando o peixe morre na casa do cliente e ele volta, abra Vender › Garantia de peixe vivo. Escolha o cliente (a garantia exige o cadastro) e a compra que ele fez: o aquacalc mostra se ainda está no prazo da loja — 72 horas se a loja não disser outro, contadas da hora da venda. Sem a venda no sistema, vale a data do recibo. O prazo é para avisar: em «Avisou em», ponha o dia e a hora em que o cliente avisou a loja (WhatsApp, telefone ou balcão; já vem com agora) — quem avisou dentro do prazo e trouxe o peixe no dia seguinte está dentro. Na lista, quando o aviso veio antes do registro, aparecem as duas horas: a do aviso e a do registro. Se o cliente trouxe a água, lance os números: a tela lê a água com a mesma régua da ronda e diz o que viu, mas quem decide é você — trocar, devolver o dinheiro ou negar (com o motivo). Na troca, o peixe novo sai do aquário que você escolher, e o estoque acompanha. A morte com garantia aceita entra em Relatórios › Perdas, separada da morte na loja, e no laudo do fornecedor do lote. O prazo, a exigência da amostra de água e o texto da garantia ficam em «Regras da garantia desta loja», na mesma tela; mudar o prazo não muda garantia já registrada.

O alternador Visão da loja / Visão do cliente também vale aqui: na visão da loja, os quadros do funil e a tabela mostram margem além do valor.

Indicações aquacalc

Dentro do Histórico existe a seção Indicações aquacalc: solicitações de orçamento que aquaristas mandaram para a sua loja pelo site. Se a sua loja está no diretório, o aquarista monta a lista dele nas ferramentas do aquacalc e envia — e cai aqui. Vale conferir junto com o resto.

Backup

Exportar dados (backup JSON) salva tudo num arquivo. Faça isso periodicamente se você trabalha sem conta: os dados ficam no navegador daquele computador, e limpar o navegador apaga.

É onde você diz três coisas sobre cada produto: se trabalha, por quanto vende e se tem hoje. Marque os itens, ajuste os preços — Usar preços sugeridos preenche com o valor do fornecedor onde você ainda não pôs o seu — e use Confirmar estoque hoje ao terminar.

O estoque aqui é sim/não com data, e isso é de propósito: um "tem" honesto de hoje vale mais que uma quantidade que ninguém atualiza há três semanas. Para começar rápido, os atalhos de linha (básica doce, plantado, marinho) marcam por cima sem desmarcar nada, e o Marcar todos respeita o filtro de marca.

Essa é a mesma lista de produtos que o aquarista vê no Meu aquacalc. Quando ele monta a lista de compras dele e escolhe uma loja para pedir orçamento, o número de itens que você confirmou em estoque aparece ao lado do nome da sua loja.

Código e dados para a nota fiscal. O aquacalc não emite nota: ele entrega ao sistema que emite (Conta Azul, Asaas, o seu ERP) a lista do que você vende. Na mesma tela, escolha de onde vem o código de cada produto: do aquacalc (os seus itens ganham L0001, L0002…; os do catálogo usam o código do catálogo) ou do sistema que a loja já usa — aí você digita o código de lá em cada produto. Exportar planilha para o emissor baixa a lista com código, código de barras, NCM, origem, unidade e preço; o que faltar sai marcado na coluna «falta», para você ou o seu contador completar. Nada é inventado. O mesmo código vai na etiqueta de preço (Estoque › Etiquetas), junto do preço — o código de barras já está na embalagem. Ao lançar uma entrada de mercadoria, o botão Imprimir as etiquetas deste lote manda o lote para a fila com a quantidade certa.

Cadastro privado da sua loja. O campo que importa não é o e-mail: é o aquário — tipo e litragem —, porque é ele que define o que a pessoa compra e quando volta a comprar. Use o WhatsApp como identificador para não duplicar cadastro.

Importar dos orçamentos traz para cá quem você já orçou, e as indicações aquacalc entram já com o consentimento que o aquarista deu. As listas Quem contatar hoje (pela data de próximo contato que você anotou) e Aniversariantes do mês são o roteiro do dia: em vez de "ligar para os clientes", uma lista com nome e motivo.

Marque autorizou contato só quando for verdade. É o registro do consentimento, e ele vale mais para você do que para o cliente no dia em que alguém perguntar de onde veio o número.

Você acabou de cadastrar gente. Vale um minuto para saber onde esse dado fica e de quem é a responsabilidade por ele — principalmente porque a pergunta costuma chegar num dia ruim, e não num dia calmo.

O cadastro é seu, e a decisão de cadastrar também. Quem escolhe o que pedir ao cliente, o que anotar e para que usar é a sua loja. O aquacalc guarda e opera — não decide por você, não usa o seu cadastro para nada além de te mostrar de volta, e não manda nada para o seu cliente por conta própria.

O que fica guardado quando você cadastra alguém: nome, WhatsApp, e-mail, cidade, bairro, CEP, aniversário (dia e mês), o aquário dele (tipo e litragem), como conheceu a loja, as etiquetas e as suas observações. No módulo de serviços, o contrato guarda também o endereço da visita, e a visita pode guardar fotos que você tirar.

Quem enxerga isso. Só a sua loja. Nenhuma outra loja do aquacalc vê o seu cadastro de cliente, e quem não está logado não vê nada. Isso não é promessa de texto: é regra escrita no banco de dados e conferida por um teste automático que roda antes de qualquer publicação — se um dia alguém quebrar essa regra sem querer, a publicação trava.

Se a sua loja sair do aquacalc. No mesmo instante você deixa de ver os aquários que os clientes compartilharam — esse dado é deles. O seu cadastro de clientes continua seu: por 12 meses você pode baixá-lo em planilha (Ajustes da loja › Dados da loja › Baixar clientes). Passados os 12 meses, os dados pessoais desse cadastro são anonimizados automaticamente e as fotos das visitas são apagadas. Se voltar antes, nada se perde. As regras completas estão na §6 dos Termos de Uso.

«Autorizou contato» só quando for verdade. Já foi dito no passo 6 e vale repetir aqui: essa marca é o registro de que a pessoa deixou você procurá-la, com a data. Marcada por hábito, ela não protege ninguém; marcada com honestidade, é ela que responde por você no dia em que alguém perguntar de onde veio o número.

Quando o cliente pedir. Ele pode pedir para ver o que você guardou, corrigir o que está errado, parar de receber contato ou sair do seu cadastro. Ver e corrigir você faz na própria tela; para parar o contato, desmarque a autorização; para sair, desative o cadastro. Para qualquer outro pedido, escreva para contato@aquacalc.com.br.

Uma coisa que este manual não faz: dizer à sua loja qual texto usar para pedir autorização, ou como responder a uma cobrança formal. Isso depende de como a sua loja trabalha e, dependendo do caso, de orientação jurídica. O que está aqui é o que o aquacalc faz e não faz com o dado — o resto é decisão sua.

Esta é a outra metade do painel, e ela não tem nada a ver com orçamento: é o controle dos aquários que estão na sua loja agora, com peixe dentro. O caminho de montagem está em Primeiros passos da loja; aqui fica o resumo do que cada tela faz.

O alvo do teste não se cadastra. Não existe "pH ideal" fixo por aquário no aquacalc, porque o ideal depende das espécies que estão dentro — e isso muda quando o peixe entra ou sai. O alvo é calculado no instante da leitura, a partir dos bichos alocados naquele aquário, e a tela mostra de onde veio cada número.

O peixe vendido sai do aquário. Na Movimentação (Estoque › Movimentação), a baixa de um peixe que está em aquário da loja pede de qual aquário saiu — e os vivos daquele aquário descontam na hora, no mapa, na faixa da água e na ronda. Vender mais do que o aquário tem é recusado. Peixe de lote em quarentena (a data que você pôs na entrada) ou de água em carência pode ser vendido, mas o aquacalc pergunta antes e grava a ressalva; cancelar a venda devolve o peixe ao aquário.

O lote vai junto com o peixe. O lote é a entrada: o dia, o fornecedor e o que chegou. Ele acompanha o peixe quando você transfere de um aquário para outro (com dois lotes da mesma espécie no vidro, o aquacalc pergunta qual vai; sem escolha, vai o que entrou primeiro), quando você divide o lote entre vidros (na lista Entradas sem destino, diminua o número antes de tocar no vidro — o resto fica na lista com «faltam N») e quando você corrige a entrada (os peixes continuam no vidro, ligados ao lançamento corrigido). Cancelar a entrada tira do mapa o que ela tinha em vidro. É assim que a quarentena, as perdas por fornecedor e o aviso a quem levou continuam sabendo de onde o peixe veio.

Quarentena padrão da loja. Em Ajustes da loja › Tarefas e manutenção, diga quantos dias o peixe que chega fica em quarentena. Com esse número, o lote de peixe que entra sem data de quarentena — pela Movimentação ou pela nota fiscal importada — já nasce em quarentena, e a venda pergunta antes até o fim dela. A data que você digitar no lote continua valendo. Vazio: cada lote diz a sua. Zero: a loja não faz quarentena.

Água de venda tem uma régua mais dura que aquário de casa. Amônia detectável reprova, qualquer que seja o valor — e quando o pH e a temperatura estão na mesma leitura, o aquacalc diz o grau: abaixo do limiar de dano, acima dele, ou agudo. É a diferença entre "está alto" e "isso mata hoje".

Os sinais são seus. A lista de chips da observação — "raspando no substrato", "recusou comida", "chegou fraco" — vem com um conjunto curado, e a sua loja esconde o que não faz sentido e cria o que faz. Um sinal pode cobrar um teste: você configura o gatilho uma vez e a pendência fica de pé no Hoje até alguém medir. É assim que a observação de quem está no corredor vira número.

Esta é a parte do aquacalc que não é gestão: é a sua loja aparecendo para o aquarista. O diretório de lojas é público, abre sem cadastro, e é onde quem está procurando peixe, planta ou equipamento encontra quem tem.

O endereço e o telefone vêm do cadastro aprovado, não são redigitados — e o selo de CNPJ verificado sai da mesma checagem que liberou o seu acesso. O que é seu de escrever é o nome público (a razão social em caixa alta que a Receita devolve não costuma ser o nome da loja), a bio e os tipos atendidos.

A página é sua e o contato é direto: o aquarista fala no seu WhatsApp, e a solicitação de orçamento chega inteira para você.

Vitrine vazia trabalha contra você. Cartão sem bio, sem tipos e sem estoque confirmado aparece, mas não convence — e ocupa o lugar que a sua loja teria com dez minutos de preenchimento.

Até aqui o manual falou da loja onde o aquarista vai. Este passo é o contrário: é a loja que vai até ele — manutenção, limpeza, testes, regulagem de equipamento. É uma jornada inteira, com ordem própria, e a ordem não é preferência: cada tela só faz sentido depois da anterior.

O plano vendido mantém o preço da venda. Quando o preço de um serviço mudar depois, o plano já vendido fica como está e a tela avisa que a soma mudou — mostrando quanto era e quanto é hoje. Quem decide se refaz o preço é você: reescrever sozinho o valor de um plano que já foi vendido seria mudar um acerto sem ninguém pedir.

Por que o plano vale para um porte só. O preço de cada serviço sai da tabela daquele porte. Um plano que servisse a todos teria de escolher um preço e esconder a escolha — então vender o mesmo pacote para aquário P, M e G são três planos, cada um com a sua conta à vista.

Este passo é opcional, e fica por último de propósito. Loja que só vende no balcão nunca precisa dele. Loja que já faz manutenção e cobra de cabeça ganha aqui a parte mais difícil de fazer no papel: o preço que se refaz sozinho quando o porte muda, e o plano que diz de onde veio o valor.

A calculadora abre sem cadastro, para experimentar. O painel da loja — configuração, custos, margem, catálogo e solicitações de orçamento — pede conta com acesso de lojista aprovado.

Uma coisa importante: ter conta não é ter acesso de loja. A mesma conta pode ser de um aquarista que usa o Meu aquacalc em casa. O acesso de lojista nasce de um único caminho: o cadastro com CNPJ em aquacalc.com.br/cadastro-loja. Liberado, a conta passa a ter os dois modos — aquarista e lojista — e você alterna pelos atalhos no topo das telas.

Além do orçamento, o aquacalc tem ferramentas gratuitas que resolvem dúvida de cliente na hora, sem cadastro:

Lotação e compatibilidade responde "cabe mais um peixe?" com a conta feita e o aviso de incompatibilidade. Montar kit transforma três perguntas num checklist dimensionado — e vira lista de compra. Litragem, filtragem, aquecedor e iluminação dimensionam equipamento na frente do cliente. E os guias resolvem a objeção técnica sem você precisar explicar tudo de novo.